白皮书: 如何有效地应用一套管理系统?

本白皮书概述了成功实施一套管理系统的关键步骤。 马上下载。

全文

如何有效地应用管理系统?

许多企业未能成功地应用一套系统，原因并非系统功能贫乏，而是恰恰相反。 现时许多系统都具备功能丰富的特点，选择一套功能强大的系统固然重要，然而，有些系统可能功能过多使其难以学习和使用起来过于复杂。

世界上并没有所谓最好的系统，只有一套最适合你需求的系统。 关键在于选择一套系统既具备实用、有效的功能，同时也容易学习和使用。 实在没有必要将金钱和时间花费在一套具有大量多余功能，但你不明白、甚至不会使用的系统。

1. 制定目标和成功标准

无论你选择实施哪一套系统或软件，第一步是要确定使用软件的目的和成功应用的定义。 你应该有一个明确的概念需要系统为你实现什么，如：提高生产力、提高效率、降低运营成本、加快供应链...

要达到目标，最重要的是要明确制定需要解决的问题和衡量成功的标准，譬如：

• 将特定的业务流程系统化；
• 减少过量购买物料 — 减多少?
• 缩短订单交货时间 — 多久?

记住你的目标必须清晰、明确，并集中精力朝着实现目标努力。

2. 制定目标的优先次序

公司往往有太多的问题需要解决，太多的地方需要改善，因此，必须划分问题和目标的优先次序，循序渐进以减少信息超载和用户抗拒。

一旦达到某个特定目标的70-80％，可以转往实现下一个目标。 切记没有一套系统是完美的，不要在剩余的20％反复琢磨，这可能会耗费你80％的精力和时间，使你陷入困境。

3. 了解现有的业务流程和确定改进办法

一份详细的计划去了解现有的业务流程至关重要。 与适当的员工交谈以找出涉及的数据元素，数据如何收集，使用的管理报告类型等等。 与此同时，确定如何改善业务流程。 实施新系统将会是一个难得的时机助你同时改进业务流程。

4. 避免修改与定制

修改和定制不仅需要花费金钱和时间，也可能没完没了。 一旦选择了一套合适的系统，应该没有必要进行修改。 如果系统不能满足你的期望，尝试找出：

• 修改或定制是否必须?
• 修改能带来什么效益?
• 是否已经正确地使用系统?

当系统不能达到你的需求时，不要理所当然地认为定制是必须的。 有可能系统可以做到你需要的，只是你根本不知道该如何应用。 在对系统有了更深入的了解后，你可能有不同的想法。 该系统实际上可能有助于施行更好的业务流程。 你可与软件供应商和顾问商谈以得到最佳的建议。

5. 成立一条执行小组

推行系统时常见的一个错误是管理层认为IT人员除了熟悉软件和/或硬件外，且熟知业务流程，因此将整项执行工作交给一名IT人员。 这并非不可能，然而，许多时候，该IT人员对实际的业务流程并不了解，很难将系统有效地应用于日常运作中。

正确的做法是在各部门中挑选一个最佳的人选组成一条执行小组。 此人选必须熟识其部门的运作流程并持开放的态度。 他们通常得到同事间的信任且态度正确。 执行小组会汇报给督导委员会，该会由管理人员组成，负责监管项目成功，并确保移除所有的绊脚石。

6. 获得高级管理层的支持

高级管理层的支持和参与对系统的推行是相当重要的。 确保高层管理人员需要对激励员工、提供必要资源、作高层次的决策、确定项目按计划进行等各方面负责。 如果没有高层管理人员的支持，推行系统会更常遇到用户的阻力。

7. 员工参与

让所有的用户参与系统实施是成功的关键，因为他们才是最终使用系统的人。 通过让员工参与，减少人类与生俱来对改变的抵制。 此外，良好的沟通会帮助员工了解此变化为整个企业带来的价值。

8. 提供充足的用户培训

缺乏训练的员工很难将系统的作用和好处完全发挥。 在实行新的系统之前，确定需要培训的人员名单，研制培训教材和设立培训员工的制度。 员工接触得新系统越多，会对其越熟悉，并会对使用系统越有信心。此外，不可缺少的是一个明确的支持方案，以协助用户适应新的系统。

9. 监控系统表现

系统的应用并不在上线后结束，而是一个持续的过程。 确保你了解系统的表现如何，业务流程是否仍然顺畅。 该问的问题：

• 系统对公司的运作有何影响？
• 员工是否有效地使用系统？
• 系统是否使企业更有效率？

初步实施后，大多数的用户问题都源于对系统缺乏了解，而非关于软件本身。 因此，需要一个好的用户支持方案解决这些问题。 此外，也应该持续地提供用户再培训。

进行实施后审核以确定系统提供的业务价值。 这将有助于查明哪些地方表现不佳、哪些员工培训不足，和找出可以进行持续改善的良机。

结论

要由系统应用中得到最大的效益，不仅需要对软件有透彻的了解，而且要得到高级管理层的承诺和支持、用户的参与、适当的执行计划、以及持续的支持过程。 如果您没有系统实施的专业知识，便要寻求援助，有经验的实施顾问能够协助你有效地运用系统。